Principiul de bază al ordonării îl reprezintă aducerea documentelor la forma iniţială de constituire la creator. În urma studierii fondului se vede care a fost schema de organizare şi in funcţie de aceasta se alege schema de ordonare:
a) cronologic – structural – pentru unităţile care au suferit numeroase transformări în decursul activității;
b) structural – cronologic – pentru fondurile ale căror unităţi au avut aceeaşi formă de organizare sau au suferit puţine modificări de-a lungul timpului;
c) cronologic pe probleme – pentru fondurile create de unităţi care nu au avut compartimente sau când nu se poate stabili căror compartimente au aparţinut documentele, precum şi pentru fondurile din care s-au păstrat puţine documente;
d) alfabetic – care se utilizează doar la anumite compartimente pentru anumite categorii (ex. dosarele personale ale angajaţilor de la compartimentul resurse umane);
e) zona geografică sau grad geografic;
f) categorie de document;
g) tematic;
h) scară;
i) formă;
j) format;
k) fază de proiect;
l) alte criterii.
Criteriile de ordonare se pot combina în cursul acţiunii, în funcţie de natura informaţiei, solicitarea vitezei de acces, conservarea documentelor.
Succesiunea criteriilor de ordonare se stabileşte într-un sistem logic, menţinut consecvent în întreaga prelucrare a fondului. Ea se menţionează fie într-un plan metodic de lucru – în cadrul fondurilor închise, aflate la diverşi deţinători, fie în regulamentul de funcţionare a arhivei, în cadrul fondurilor deschise.
0744.294.453
office@solutiiarhiva.ro
