Inventarierea este operaţiunea ce constă în luarea în evidenţă a documentelor şi unităților arhivistice (u.a.).
Unităţile arhivistice constituite, încheiate şi certificate, se grupează pe termene de păstrare, mai întâi dosarele şi apoi registrele, condicile şi alte documente preconstituite.
Fiecare dosar este analizat și se face rezumatul pe scurt, se menționează în inventar problemele cele mai importante, corelate cu indicativul din nomenclator. În rubrica ”nr. curent“ se trece numărul dosarului, în rubrica “conținutul pe scurt al dosarului“ se trece rezumatul dosarului, în rubrica “date extreme” se trece data de început și data încheierii dosarului, în rubrica ”nr. file” se trece numărul de file, în rubrica ”observații“ se trec însemnările comisiei de selecționare, nomenclatorul arhivistic după care s-a făcut inventarierea sau alte observații referitoare la operațiunea de inventariere.
La finalul Listei de Inventar se va face mențiunea:
Prezentul inventar format din … file conţine … dosare, registre, condici, cartoteci etc. Dosarele de la nr.crt. … au fost lăsate la ……, nefiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ….
Am predat, Am primit,
Inventarul cuprinde toate unitățile arhivistice cu acelaşi termen de păstrare, create în decursul unui an de către un compartiment.
Pentru fiecare compartiment se întocmesc atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare dosar primeşte un număr distinct, iar numărul volumului se trece în rubrica “conținutul pe scurt al dosarului’.
Fiecare grupă de termene de păstrare începe cu numărul 1, număr ce se înscrie concomitent şi pe coperta dosarului, facându-se corelaţia dintre inventar şi unitatea arhivistică.
Inventarele se tehnoredactează și se listează în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 exemplare pentru documentele permanente. Fiecare inventar primește un număr de intrare în registrul de intrări-ieșiri unități arhivistice, menționându-se câte unități arhivistice s-au predat și câte au rămas nepredate, data predării.
Dosarele care cuprind documente din mai mulţi ani se inventariază la anul de început, menţionându-se în inventar acest lucru, termenul de păstrare curge de la data anului de sfârșit.
După ce au fost inventaríate, se verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a unităților arhivistice, concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar, apoi se predau către legător.
0744.294.453
office@solutiiarhiva.ro
