Servicii / Consultanță pentru întocmire nomenclator arhivistic
Gruparea documentelor în unităţi arhivistice (dosare) se face pe compartimente potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în Nomenclatorul arhivistic.
Nomenclatorul arhivistic se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii, sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare:
- În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului şi se numerotează cu cifre romane;
- În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează cu litere majuscule;
- În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. 1 la fiecare compartiment de muncă;
- În nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite;
- Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra arabă, dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau fără compartimente de muncă;
- La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte;
- În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţa ştiinţifică a informaţiilor pe care le conţin documentele;
- În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul „permanent” (prescurtat „P”), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (1, 3, 5). Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine în momentul întocmirii nomenclatorului sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă documentar-istorică, lângă termenul de păstrare temporară se menţionează „C.S.” (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi propuse pentru selecționare.
Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente şi se confirmă cu Serviciul Județean al Arhivelor Naţionale.
Notă: Surse – Documente de referință
