Verificarea conţinutului dosarului este operaţiunea prin care se ordonează documentele în dosar în aşa fel încât primul, cu data cea mai veche, să fie deasupra, urmat de celelalte în ordine cronologică.
Răspunsurile şi revenirile la aceeaşi problemă, ca şi anexele, trebuie conexate la actele de bază, indiferent de datarea lor. Odată cu ordonarea documentelor din dosar se face şi trierea lor întrucât se pot găsi dublete, note, însemnări personale, ciorne sau acte care nu au legatură cu problemele din dosar.
Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare.
În cazul documentelor de acelaşi gen, dar cu termene de păstrare diferite, se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare.
Numerotarea este operațiunea care are drept scop să determine locul documentelor în dosar și să asigure integritatea lui. Filele dosarelor se numerotează, cu creion negru, în colţul din dreapta sus, începând cu numărul 1 pentru fiecare unitate arhivistică. Un dosar va cuprinde un număr de 250-300 file.
În cazul dosarelor compuse din mai multe volume se numerotează fiecare volum separat începând cu numărul 1.
Certificarea dosarelor se face pe o filă albă la sfârşitul dosarului prin formula: “Prezentul dosar (registru, condică) cuprinde …. file (în cifre şi în litere, între paranteze), urmată de data certificării, numele întreg şi semnătura persoanei care face certificarea.
0744.294.453
office@solutiiarhiva.ro
