Legarea unităților arhivistice (u.a.) după încadrarea documentelor între coperţi de carton, cu grosimea cotorului de maxim 2,5 cm (coaserea filelor şi a coperţilor se face cu sfoară de cânepă, în aşa manieră încât să nu fie afectate documentele din cadrul dosarului, dar să poată fi citite textele, rezoluţiile, antetele, semnăturile şi orice alte date şi informaţii oferite de document).
Operaţiunile specifice de legătorie sunt următoarele:
a) confecţionarea coperţii din carton (tăierea acestora la dimensiuni cu ghilotina şi inscriţionarea coperţii din faţă, manual sau la calculator). Pe coperta dosarului se trec: denumirea instituţiei, a compartimentului, numărul dosarului din inventar (cota), continuțul pe scurt al dosarului, data începerii şi a încheierii, numărul de file, volumul, termenul de păstrare şi indicativul dosarului după nomenclator;
b) îndepărtarea coperților vechi, a bibliorafturilor sau după caz desfacerea pachetului de documente ce constituie o unitate arhivistică;
c) controlul colilor, îndepărtarea părților metalice (capse, agrafe, bolduri), aşezarea acestora filă cu filă în cutia de găurit (bătutul acestora pentru a fi aşezate) şi aplicarea unei coli albe la sfârşitul dosarului. Dosarele nu trebuie să conţină mai mult de 250-300 de file;
d) atașarea coperții noi;
e) perforarea – 2, 3 sau 4 găuri – cu maşina de găurit;
f) coaserea dosarului şi tragerea cu ajutorul croşetei a sforilor sub coperta din spate;
Documentele în format mic (mostre, fotografii, desene tehnice, bilete etc.) se pun în plic şi se cos împreună cu celelalte documente.
0744.294.453
office@solutiiarhiva.ro
